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保密与档案保管的规定

2013年3月10日（修订）

一、保密

1.档案人员必须严守党和国家及学校的机密，严格执行保密制度。

2.确保档案室安全，柜橱的钥匙要专人专管。

3.借出利用的档案必须由专人负责其安全，妥善保管，及时归还。

4.档案材料须在阅档室利用，不得带回家中，不得带入公共场所。

5.不得与无关人员谈论档案的保管情况和内容。

6.对违反保密制度者应给予严肃处理。

二、档案保管

1.档案室必须由专人负责。非档案室工作人员不得进入档案库房。

2.档案室要配备防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘等设施，室内要保持整洁。

3.档案柜、橱的设置必须适应档案资料存放的需要，并做到整齐划一。

4.档案管理人员要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施。

5.做好档案资料的收进和移出登记。

三、档案利用

1.校领导和各职能部门因工作需要，可查阅综合档案室档案。

2.查阅档案必须履行借阅登记手续，并及时向档案管理人员反馈利用效果。

3.档案一般不得借出档案室利用。确因工作需要借出使用的，密级卷须经校领导批准，非密级卷须经办公室主任批准，并办理借阅手续。一次借出数量不得超过五卷，并须在一周内归还。

4.借阅学校会议记录、纪要等档案及各级党委文件时，须经校领导批准。非组织人事部门借阅人事奖惩材料的，须经归档部门同意后，方可利用。

5.外单位查阅本校档案者，须持单位介绍信，经办公室主任或归档部门同意，方可利用。密级档案，对外一律不得借阅。

6.阅档人员必须爱护档案，不得私拆、损坏、涂改和污染档案。

7.利用者不得阅看或摘抄查阅范围之外的档案。摘抄后的材料须由档案管理人员认真核对。

四、档案鉴定

1.经常组织业务学习，主动接受上级的业务指导。

2.鉴定各种档案材料的价值，确定各种档案材料的保管期限，修订档案归卷类目表。

3.对档案检查中发现的问题进行鉴定，并提出正确的处理办法。

4.鉴定档案利用的直接和间接效益，并报上级有关部门审核。

5.对可销毁的材料进行销毁前鉴定。